企業效率的提升，離不開每位員工自身工作效率的提升。然而多數工作黨都有這樣的感覺：每天既累又忙，熬到年終總結卻又說不清具體忙了什麼，扯不清貢獻，拿不了績效，自己都找不到升職加薪的理由。

看似忙碌，實則瞎忙。每個人精力有限，如果接到一個任務不假思索就埋頭苦幹，不但浪費時間拉低效率，甚至會讓我們對自己的個人能力產生懷疑。

制定一份清晰完善的工作計畫，明確什麼時間做什麼，最終目標是什麼、需要哪些資源協助、可能遇到的問題和注意事項、如何統計衡量最後的產出效果…做好規劃理清思路，比什麼都重要。

一起看看如何通過簡道雲從低效無用的工作中解放自己吧！應用中包含的內容如下圖所示：

 

一、制定工作計畫

在行動前，先制定工作計畫，明確負責人和工作要求等，將相關資料上傳到簡道雲中，以供其他參與人參考使用。

 

二、分配任務

制定好工作計畫後，便是拆解任務，將任務分配給對應的執行人。

 

工作名稱是下拉框字段，通過設置關聯其他表單數據，關聯工作計畫表單中的工作名稱，作為下拉框的選項使用，無需手動輸入，節約填表時間。

任務分配人則是通過設置數據聯動，根據工作名稱，自動顯示工作計畫表單中對應的工作負責人。

設置推送提醒：

• 當負責人分配任務提交表單後，向對應的任務執行人發送提醒，提醒方式可以是微信、釘釘、郵件，由簡道雲賬號模式決定。
• 根據任務截止時間，在任務到期前2天的上午10點，提醒對應的任務執行人，注意合理安排時間和工作的優先級順序。

 

提醒效果：

 

註：對於任務到期提醒，需要把被提醒人加入數據權限組中，賦予查看權限，他才能點開提醒消息查看到期的任務。參考文檔：數據權限。

三、匯報工作進度

任務分配下放後，執行人員需要定期向上級和相關人等匯報工作進展，以便統一團隊節奏、協調工作資源等。

 

使用流程表單，任務執行人提交工作進度報告後，部門領導便會收到流程提醒，點開便能查閱並發表工作建議，最後抄送通知給任務執行人和相關參與人員。每個節點的字段權限設置如下：

 

其中，領導評價建議是流程節點，負責人為發起人部門主管，在簡道雲通訊錄中設置部門主管後，數據便會自動提交給該員工所在部門的主管進行審批。 即：採購部的張三提交工作匯報後，數據便會自動流轉給採購部主管進行審批。

抄送匯報人是抄送節點，抄送人為流程發起人。即：採購部主管審批提交後，數據便會發送給張三，查看領導的審批建議和評價。

 

使用效果：

 

四、工作量查看和統計

在表單中收集得到的數據，可通過報表來進行查看、分析和處理。

1、利用數據表的明細展示功能，分別查看工作計畫、任務安排及進度等。

以查看工作計畫為例，快速瞭解數據表的製作步驟：拖拽數據表至設計面板>選擇數據來源>點擊“+”添加字段。

 

2、利用彙總表的自動彙總功能，統計各個工作下的任務數量、各個員工的任務數量。

 

以每人任務數量統計為例，快速瞭解彙總表的製作方法：拖拽彙總表至設計面板>選擇數據來源>添加行表頭>添加指標。（指標中只能添加數字字段或計數）

按照表頭（即任務執行人）對數據進行分類，彙總統計每個人的任務數量。這裡的任務數量，使用的是系統自帶的“計數”字段，修改其顯示名為“任務數量”即可。

 

工欲善其事，並先利其器。利用身邊的工具，真正幫助自己提升工作效率，成為一名高效工作黨。

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